La plupart des entreprises ont besoin et dépendent de la communication écrite pour fonctionner et partager des informations. Qu’il s’agisse d’emails, de rapports, de comptes-rendus, de mémos, de notices internes, de communiqués de presse ou encore de manuels pour les employés, la communication écrite est une compétence cruciale à l’ère de l’information moderne. Il est donc essentiel de maîtriser les techniques rédactionnelles pour transmettre le bon message aux bonnes personnes. Focus.
Sommaire
Le défi de la communication écrite en entreprise
La communication écrite est un problème courant quel que soit le domaine d’activité. La raison pour laquelle elle est difficile à appréhender est que, contrairement à la communication verbale, il n’y a aucun indice verbal, de ton de la voix, ou la capacité de clarifier immédiatement ce que vous vouliez dire une fois le document rédigé et partagé.
À l’inverse du dialogue, un mot écrit ne communique que son sens littéral. Cela signifie que lorsque vous écrivez, vous devez vous demander si votre message est approprié, possède le bon ton et transmet votre message efficacement.
De plus, la qualité de la communication écrite au travail peut parfois être un défi en raison des contraintes de temps. Souvent, nous sommes pressés et envoyons un email sans le relire ni y réfléchir à deux fois.
10 bonnes pratiques pour améliorer les techniques rédactionnelles en entreprise
1/ Formez-vous aux techniques rédactionnelles
Il est évident que les compétences en rédaction sont importantes tout au long d’une carrière. Se former pour maîtriser les techniques rédactionnelles en entreprise est un bon point de départ. Cela permet d’améliorer votre expression écrite et aux lecteurs de comprendre clairement et facilement ce que vous écrivez.
2/ Identifiez et énoncez clairement votre objectif
Une communication efficace a un objectif évident qui vous transmettez au lecteur. Décrivez en termes clairs ce que vous voulez que le lecteur fasse ou sache. Puis développez vos idées de manière cohérente.
3/ Utilisez le bon ton
Le ton peut aider votre écriture à être plus efficiente. Certaines formes de communication, telles que les mémos, requièrent un ton formel. Écrire à un ami, cependant, nécessite un ton informel. Le ton que vous employez dépend donc du but du document et du public.
4/ Restez simple
Évitez le jargon, les expressions et les mots longs ou complexes. Le lecteur doit comprendre facilement ce que vous écrivez, quelle que soit sa connaissance de votre entreprise ou de votre secteur d’activité.
5/ Restez dans le sujet
Évitez les informations non pertinentes. La clarté est essentielle. Gardez les paragraphes et les phrases courts, car les déclarations compliquées et longues ralentissent le lecteur. N’incluez que des mots qui ajoutent de la valeur au lecteur et concentrez-vous sur votre objectif principal.
6/ Utilisez la voix active
La voix active renforce votre écriture et facilite la compréhension de vos déclarations. Elle engage également le lecteur et retient son attention. Un exemple de voix passive : « la lettre a été envoyée par mes soins ». Vous pouvez communiquez cette déclaration de manière plus claire et concise en employant la voix active : « j’ai envoyé la lettre ».
7/ Demandez à quelqu’un de vous relire
La ponctuation, l’accentuation, l’orthographe et la grammaire sont cruciales. Demandez à quelqu’un de relire votre document avant de l’envoyer ou de le partager. Si personne n’est disponible, relisez à voix haute.
8/ Facilitez la lecture
Les emails, mémos, lettres et pages web structurés avec des textes courts et beaucoup d’espaces blancs sont plus faciles à lire que les communications contenant de longs pavés de texte. Divisez votre contenu en paragraphes ou sections faciles à lire et à comprendre. Ceci est d’autant plus important lorsque votre destinataire lit sur un écran d’ordinateur. Utilisez des puces, des en-têtes et des paragraphes courts pour faciliter la compréhension de votre texte.
9/ Soyez professionnel
Lorsque vous rédigez pour le travail, gardez votre contenu professionnel. Évitez de blaguer ou de discuter de sujets sensibles que le lecteur pourrait interpréter différemment de ce que vous aviez prévu. Un ton professionnel, en particulier dans les communications formelles, amène le lecteur à vous faire confiance et à vous respecter.
10/ Pratiquez
Plus vous écrivez, plus vos compétences en communication écrite se renforcent. Entraînez-vous à écrire fréquemment divers types de communication pour améliorer vos techniques rédactionnelles.
Envisagez de rédiger des communiqués de presse hypothétiques et des textes publicitaires, par exemple, plutôt que des documents que vous avez l’habitude d’écrire. Demandez à un ami ou à un collègue de lire vos écrits et de vous faire part de ses commentaires. Vous saurez ainsi quoi améliorer lors de vos prochaines communications professionnelles.
Pour conclure sur la maîtrise des techniques rédactionnelles en entreprise
Lorsque vous avez la charge de rédiger des documents professionnels pour votre entreprise, vous devez savoir communiquer de manière efficiente. Bien sûr, votre communication peut différer selon le public et le type de communication, mais c’est une partie indéniable de votre travail.
En même temps, le monde moderne nous fait communiquer sur de longues distances. Cela soulève la question de l’importance de la communication écrite, en particulier pour les postes de direction dans le monde entier. Commencer à développer vos techniques rédactionnelles dès aujourd’hui vous permettra de valoriser votre entreprise et clarifier l’ensemble de votre communication écrite.
Les indispensables du rédacteur
