Dysfonctionnements récurrents, processus lents et redondants, erreurs de saisies, mauvais partage d’information… font sentir le besoin d’un ERP, ou PGI. Outil commun de gestion d’une entreprise, le progiciel de gestion intégré possède de nombreux avantages. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devez l’adopter aussi.
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Un ERP ou PGI optimise la communication
Un logiciel ERP est un outil qui partage les informations rapidement et régulièrement dans l’ensemble de votre entreprise. En effet, il rassemble dans une même base de données toutes les composantes fonctionnelles d’une entreprise.
Ainsi, lorsqu’une donnée est entrée au niveau de la vente ou de la gestion commerciale, elle peut donner lieu à une donnée comptable. Les agents à divers niveaux ont donc accès aux mêmes informations en fonction de critères définis.
En outre, ils doivent absolument communiquer entre eux pour une meilleure gestion du flux d’information. En un mot, l’ERP facilite la collaboration et l’échange d’informations dans l’entreprise.
Il va même au-delà et fournit des données légales aux investisseurs, actionnaires et experts-comptables. C’est un outil efficace pour optimiser la communication interne et externe d’une entreprise.
Bon à savoir : Pour les entreprises dont les besoins de stockage de données, de vitesse d’exécution et de sécurité sont importants, il est préférable d’opter pour un serveur NAS afin d’optimiser l’ensemble du système ERP. En effet, en plus de fournir un accès 24h24 7j/7 aux utilisateurs de l’ERP, différents types de volumes RAID protègent notamment les données ERP critiques de l’entreprise contre les pannes de disques. Renseignez-vous.
Par ailleurs, en termes de sécurité des connexions, il est indiqué d’utiliser un VPN (réseau privé virtuel). Il s’agit d’un outil qui permet de mettre en place une connexion permanente, distante et sécurisée entre deux sites d’une entreprise ou entre les utilisateurs nomades et un serveur de l’entreprise.
Le vpn est un support incontournable pour des applications critiques telles que l’accès à un ERP à distance ou l’utilisation de la VoIP (Voix sur IP).
Un ERP accroît la productivité
Un progiciel de gestion intégrée apporte à toutes les entreprises une facilité de gestion et une diminution considérable des erreurs. Outil unique rassemblant les fonctions essentielles de l’entreprise, elle évite de chaque fois ressaisir des données.
Une même information a en effet plusieurs implications pour une entreprise. Des données de gestions de stocks, de la production ou du personnel peuvent donner lieu à des actions comptables. En facilitant la transmission des informations, l’ERP diminue les risques d’erreurs.
Par ailleurs, l’expérience a montré qu’avec plusieurs logiciels de gestion, les entreprises font face à diverses difficultés telles que :
- Des doublons ;
- Des informations ou données erronées ;
- Des retards de traitement…
Ces différents problèmes constituent un frein à la productivité. En revanche, avec un progiciel de gestion intégrée, vous avez une centralisation des informations et une meilleure visibilité des tâches. C’est un gain de temps considérable pour les managers à divers niveaux.
Un ERP améliore la maîtrise des coûts
Vous pouvez choisir d’utiliser un ERP pour maîtriser vos budgets. Avoir un meilleur regard sur son activité permet de prendre les bonnes décisions. Cet outil de gestion centralise les données financières. Vous avez donc la possibilité de connaître pour chaque projet les marges précises. Il devient plus facile d’opposer les flux, de faire des prévisions et de comprendre les écarts.
Un ERP améliore la gestion des ressources humaines
L’ERP est une aide précieuse pour les gestionnaires des ressources humaines. Il facilite la gestion du capital humain en proposant des fonctionnalités sur la paie, les données du personnel et les formations.
Grâce à un tel outil, les DRH ont une visibilité accrue sur les informations du personnel (salaire, congés…). En outre, vous êtes à même d’apprécier le travail de vos collaborateurs sur chaque activité. Le progiciel de gestion intégrée permet ainsi une meilleure répartition de la charge de travail, afin de renforcer la productivité dans l’entreprise.
Chaque employé a également la possibilité d’avoir une vue globale sur les tâches et responsabilités qui lui incombent. En facilitant et en encourageant le partage d’information, l’ERP entraîne une meilleure cohésion sociale.
Un ERP ou PGI pour établir rapidement et facilement vos reportings
Enfin, un progiciel de gestion intégrée permet d’effectuer aisément les reportings périodiques. Avec des données disponibles en un même endroit, vous avez une mine d’informations dans laquelle vous pouvez rapidement puiser.
Désormais, il n’est plus question d’aller rechercher les informations et d’attendre les retours avant de faire ses rapports. En un temps record, vous pouvez remplir les tableaux de bord et produire des rapports fiables.
